Que l’on soit commercial, chargé de communication, on connaît tous le même scénario : vous lancez ChatGPT pour une tâche récurrente (rédiger un email, préparer un compte-rendu, reformuler un message délicat…) et vous vous retrouvez à réexpliquer à chaque fois le contexte, votre ton, vos règles, votre structure, vos contraintes.
Les Projets dans ChatGPT ont été pensés pour casser cette friction : ce sont des “espaces de travail” dédiés où vous regroupez vos conversations, vos fichiers de référence et des instructions spécifiques pour que ChatGPT reste cadré, cohérent, et réutilisable dans le temps.
L’objectif : transformer ChatGPT en un assistant hyper spécialisé sur un cas d’usage précis, sans avoir à “re-prompt” à chaque session.
1) C’est quoi un “Projet” dans ChatGPT, concrètement ?
Un Projet est un workspace qui permet de :
- Regrouper des chats liés à un même sujet
- Ajouter des fichiers (PDF, docs, tableurs, images…) pour servir de base de référence
- Ajouter des instructions de projet (rôle, style, format, règles…) qui s’appliquent à toutes les conversations du projet
- Bénéficier d’une mémoire de projet : ChatGPT “se souvient” de ce qui a été dit et des fichiers ajoutés dans ce projet
Important : les instructions de projet ne s’appliquent que dans ce projet et écrasent vos instructions globales (Custom Instructions) si vous en avez.
2) Projets vs « Custom Instructions » : à quoi sert quoi ?
- Custom Instructions (globales) : appliquées à tous vos chats, partout, tout le temps.
- Project Instructions (locales) : appliquées uniquement à un projet, idéales pour “hyperspécialiser” l’assistant sur un workflow métier (ex : litiges clients).
- Fichiers du projet : votre “base documentaire” (CGV, modèles d’emails, procédures internes, historique client, etc.). Mais attention à la confidentialité des données et de ne pas divulguer des informations personnelles !
3) Tutoriel : créer un projet et le rendre « spécialiste »
Étape A – Créez le projet
Dans la barre latérale : Nouveau projet, nommez-le (ex : “Litiges & contestations clients”), choisissez une icône/couleur.
Étape B – Ajoutez vos fichiers
Ajoutez des documents que ChatGPT doit suivre et citer/imiter :
- CGV / contrat / clauses de paiement
- Process interne de recouvrement ou traitement des réclamations
- Modèles d’emails déjà validés
- Charte de ton (politesse, niveau de fermeté, vocabulaire à éviter)
- Dossiers “type” (exemples anonymisés de litiges passés)
Les projets sont faits pour ça : mettez vos fichiers de référence afin que ChatGPT s’appuie dessus dans ses réponses.
Note pratique : les limites d’upload dépendent du plan (25 fichiers par projet).
Étape C – Ajoutez les instructions du projet
Une fois le projet créé il faut cliquer sur “Ajouter des fichiers” en haut à droite. Oui c’est pas intuitif … et ensuite dans la fenêtre qui s’ouvre vous pouvez ajouter vos instructions et les fichiers.
C’est ici dans instruction que vous “codez” votre assistant spécialisé : rôle, règles, format, style, etc
4) Exemple complet : un Projet pour rédiger des emails de litige / contestation
Le besoin
Quand un client conteste une facture, se plaint d’une prestation, ou remet en cause un engagement, vous voulez une aide pour un premier email de travail avec :
- un ton courtois mais solide
- une structure constante (faits → position → solution → délai → pièces)
- un message juridiquement prudent (pas de menaces hasardeuses, pas d’affirmations fausses)
- une production rapide, réutilisable, et cohérente
Ce que vous mettez dans les instructions (copier-coller prêt à l’emploi)
Vous pouvez coller ce bloc dans Projet instructions :
Rôle & objectif
- Tu es un assistant de rédaction spécialisé en emails professionnels de gestion de litiges clients (France).
- Objectif : produire des emails clairs, factuels, courtois, orientés résolution, sans formulation agressive.
Contraintes de style
- Français professionnel. Ton calme, ferme, non conflictuel.
- Phrases courtes. Pas d’ironie. Pas d’émotionnel.
- Interdire : menaces, accusations, formulations diffamatoires.
- Toujours privilégier : faits datés, références (devis, facture, contrat/CGV), propositions de solution.
Structure obligatoire de l’email
- Objet (très explicite)
- Formule d’ouverture
- Rappel factuel (dates + références : devis/facture/dossier)
- Position de l’entreprise (ce qui est accepté / ce qui ne l’est pas)
- Proposition de résolution (options si possible)
- Demande d’action + délai (ex : réponse avant JJ/MM, paiement sous X jours)
- Pièces jointes (liste)
- Conclusion + formule de politesse + signature
Variantes à produire
- Donne 2 versions :
- Version A : conciliante (désamorçage)
- Version B : standard (cadre ferme)
- Version A : conciliante (désamorçage)
Données manquantes
- Si une info essentielle manque, commence par une section “Informations nécessaires” (liste courte), puis propose une version avec placeholders {…}.
Placeholders (espaces réservés en bon français)
- Utiliser : {NOM_CLIENT}, {SOCIETE_CLIENT}, {REF_DOSSIER}, {NUM_FACTURE}, {DATE}, {MONTANT}, {ECHEANCE}, {VOTRE_SOCIETE}, {SIGNATURE}.
- Cela va vous permettre d’obtenir un email sans utilisation de données personnelles. Vous n’aurez plus qu’à modifier ces champs ensuite.
Ce bloc transforme votre projet en “machine à emails” : à chaque nouveau chat dans ce projet, vous n’avez plus qu’à coller les faits bruts.
5) Comment “piloter” ChatGPT dans le projet (sans re-expliquer)
Une fois le projet prêt, votre prompt devient minimal, par exemple :
« Client {NOM_CLIENT} conteste la facture {NUM_FACTURE} de {MONTANT}. Il dit que la formation n’a pas été conforme. Rappeler les faits : devis signé le 12/09, sessions réalisées du 02/10 au 18/10, émargements OK, support envoyé le 20/10. Proposer un échange téléphonique et une solution raisonnable. Pièces jointes : devis, facture, émargements. Fais Version A et B. »
Et ChatGPT sort directement un email au bon format (objet + sections), avec le bon ton, et vos références. Plus besoin de réécrire tout ce que vous avez appris en formation IA au quotidien à savoir : contexte, rôle, action, livrables attendus … un réel grain de temps !
6) Exemple de sortie attendue (format standard)
Objet : Contestation – Facture {NUM_FACTURE} / Dossier {REF_DOSSIER}
Bonjour {NOM_CLIENT},
Suite à votre message concernant la contestation de la facture {NUM_FACTURE} d’un montant de {MONTANT}, je vous confirme les éléments factuels de notre dossier.
Rappel des faits : le devis a été accepté et signé le 12/09. La formation s’est tenue du 02/10 au 18/10, et les feuilles d’émargement correspondantes sont complètes. Les supports ont été transmis le 20/10.
Notre position : au regard des éléments contractuels et des preuves de réalisation, la prestation a bien été effectuée conformément au périmètre prévu. Cela dit, nous prenons votre retour très au sérieux et souhaitons clarifier les points de non-conformité que vous évoquez.
Proposition de résolution : je vous propose un échange téléphonique de 15 minutes afin d’identifier précisément les écarts perçus et, le cas échéant, de convenir d’un geste ou d’un complément pédagogique proportionné (ex : session de rattrapage ciblée).
Action attendue : pouvez-vous me transmettre, avant le {DATE_LIMITE}, les points précis que vous contestez (contenus, durée, modalités, livrables) afin que nous préparions une réponse complète ? En parallèle, la facture reste due à échéance au {ECHEANCE}.
Pièces jointes : devis signé, facture, émargements, email d’envoi des supports.
Cordialement,
{SIGNATURE}
Dans votre projet, cette structure devient automatique.
7) Les fichiers : le « super-pouvoir » qui rend l’email vraiment crédible
Ajouter des fichiers ne sert pas juste à « faire joli » : ça permet d’ancrer l’email dans vos réalités :
- CGV : pour reprendre exactement votre vocabulaire (délais, pénalités, médiation, etc.)
- Modèles d’emails validés : pour imiter votre style habituel
- Historique : pour éviter les contradictions (dates, engagements, promesses) – à anonymiser avant
- Je déconseille l’ajout de pièces justificatives de part le manque de confidentialité que comporte ce type d’outil mais ça vous vous en doutiez déjà !
C’est le combo instructions + fichiers qui crée l’effet “assistant hyperspécialisé”.
8) Points de vigilance : confidentialité et contrôle des données
Parce qu’il faut le répéter pour que cela « rentre » : comme on est sur des litiges clients, pensez « data hygiene » ! Oui oui ce terme existe !
- Évitez d’uploader des données sensibles si ce n’est pas nécessaire (anonymisez, remplacez par placeholders).
- Côté comptes grand public : OpenAI indique que pour Free/Plus/Pro, des infos issues des projets peuvent être utilisées pour améliorer les modèles si le réglage « Improve the model for everyone » est activé. Mais même s’il n’est pas activé je vous le déconseille aussi …
- Pour les offres Business, OpenAI communique que l’entraînement sur les contenus n’est pas fait par défaut. Vigilance, vigilance …
9) Résultat : un workflow réutilisable, cohérent, et beaucoup plus rapide
Avec un projet bien “tunable”, vous obtenez :
- une cohérence de ton (même quand plusieurs personnes rédigent)
- une structure stable (qui rassure et qui cadre le litige)
- une vitesse d’exécution (vous donnez les faits, l’email sort)
- une capitalisation (vos fichiers + échanges restent au même endroit)
Et surtout : vous arrêtez de “rebriefer” ChatGPT à chaque fois. C’est exactement l’intérêt des projets : garder instructions, fichiers et chats ensemble pour pouvoir reprendre un travail long et récurrent sans repartir de zéro.
À vous de gagner du temps maintenant !